Olyan sokat gondolkodtam már azon, hogy hogyan tudnék rendet tartani. Annyi energiát vesz el, hogy időről időre rendet rakok az asztalomon, kiválogatom a felesleges papírokat, kidobom a lejárt szavatosságú dolgokat. Mennyivel könnyebb lenne, ha minden alkalommal, amikor jön egy levél, rögtön a megfelelő helyre raknám a dokumentumot, a borítékot pedig kidobnám, nem igaz? Velem már sokszor előfordult, hogy kerestem például az ollót és ha nem tettem vissza a helyére, akár 10-15 percig is róttam a köröket a lakásban, vagy felemeltem minden tárgyat a telepakolt asztalról, hogy végre megtaláljam.

Nálatok hogy működik ez a rend dolog? Mi ketten nem mindig vagyunk jóban – a rend és én. Nemrég olvastam egy cikket Dr. Travis Bradburry-től, aki pontokba szedte, hogy a „rendes” emberek milyen jó szokásokat követnek. Igyekszem bevezetni ezeket a saját életembe, mert a külső rend belül is segít letisztítani a dolgokat. Arra gondoltam, hogy megosztom veletek ezeket a gondolatokat, hátha ti is hasonló problémákkal küzdötök.

SZÓVAL:

  1. Nem hagyod az íróasztalod rendetlenül

Biztosan azt gondolod most, hogy te pontosan tudod, mi merre van a káoszban (én is így éreztem korábban), de csak áltatod magad, ha nem hiszed el, hogy egy rendezett íróasztallal jobban jársz. Már amikor rendbe teszed az munkaállomásod, a dolgok a fejedben is kezdenek helyre kerülni. Egy ilyen irányú kutatás kimutatta, hogy ha egy rendezetlen asztal következtében az agyunk sok ingert kap, akkor nehezebben tudunk koncentrálni – gondolom, a fejünket lefoglalja a „jajholistalálom?” jelenségJ

  1. Nem veszik elő kétszer ugyanazt a dolgot

A hatékony emberek nem tesznek félre dolgokat – hogy majd visszatérek rá később, mert ez nagyon időrabló. Ez azt jelenti, hogy ha már elolvasok egy email-t, akkor ott, abban a pillanatban eldöntöm, hogy mi legyen vele: válaszolok rá, delegálom a feladatot valakinek, vagy törlöm.

  1. Nem válaszolnak az email-ekre rögtön, amikor beérkeznek

Az eredményesen működő emberek nem hagyják, hogy a beáramló email-ek folyamatosan megakasszák a munkájukat. Amellett, hogy meghatározott időközönként ellenőrzik a bejövő leveleket, alkalmaznak olyan módszereket is, mint pld a levelek fontossági sorrendbe állítása küldőnként. A küldő típusa lehet egy szállító vagy egy vevő, illetve akit legfontosabbnak ítélnek, a többit pedig elolvassák akkor, amikor az adott munkával vagy tevékenységgel végeztek. Van, aki még automatikus válaszüzenetet is beállít, ahol jelzi a másik félnek, hogy legközelebb mikor vagy milyen időközönként nézi meg a leveleket.

  1. Egyetlen tennivalók listát használnak

Emlékeztek azokra a filofaxokra, amelyeket régen használtunk? Még az elektronikus kütyük elterjedése előtt. A kivehető kapcsos oldalak, témakörök szerint berendezve. Nekem is volt ilyen. Különböző színekkel jelöltem meg a feladatokat fontosság szerint. Ma már ódivatúnak tűnik, de letagadhatatlan, hogy nagyon hasznos volt. Hogy miért? Mert emlékeztettek minket arra, hogy mennyire fontos egyetlen tennivaló listát vezetnünk. Ha mindenfajta feladatot egy listába teszel, mindig tudod, hol nézd meg és nem veszítesz időt azzal, hogy próbálsz emlékezni, melyik listára van most szükséged.

  1. Magas szintű tudatossággal rendelkeznek

A hatékony és szervezett emberek pontosan tisztában vannak azzal, hogy kik ők. (Csak zárójelben jegyzem meg, hogy ez az ÖNISMERET). Ismerik a gyenge pontjaikat és olyan működő modellt vezetnek be, amely segít ezeket áthidalni. Például ha hajlamosak túl hosszú megbeszéléseket tartani, beállítják az időzítőt. Ha a megbeszélések alatt nem tudják tartani a fókuszt, listát készítenek a fontos napirendi pontokról. Ha általában elfelejtik meghallgatni az üzenetrögzítőt reggelente, beállítanak egy emlékeztetőt. Mindegy, miről van szó, ami fontos, azt alaposan átgondolják és bevezetnek egy szokást, vagy alkalmaznak valamilyen technikai segítséget, amely megoldja az adott nehézséget.

  1. Biztosítanak maguknak ebédidőt

Mindannyian átéltük már ezt, azt hiszem – annyira le vagy foglalva, úgy belemélyedsz a munkádba, hogy észre sem veszed, és mikor felnézel a monitortól, már rég elmúlt az ebédidő. Ekkor, mivel már nagyon éhes vagy, veszel valami gyorskaját, egy fánkot vagy valamit az automatából és visszaülsz dolgozni. Hát szóval, ez rossz ötlet – az ilyen gyorsételek kb. 20 percre elegendő energiát adnak, azután a koncentrációd úgy leesik, mint egy darab fa. Ami hatással van a hatékonyságra, a feladatmegoldó gondolkodó agyunkra. Érdemes tehát időt áldozni erre a tevékenységre és nem mellesleg a vonalainknak is jót fog tenni, ha egészséges, tápláló ételeket eszünk.

  1. Lenyomják a békát…

Ez a legjobb gyógyszer a halogatásra. A leghatékonyabb emberek a reggeleket ezzel a „finom falattal” kezdik. Vagyis legelőször a legijesztőbb, a legkevésbé vágyott feladatot végzik el a listáról. Ezután felszabadultabban foglalkozhatnak más témákkal, amelyek több izgalmat és inspirációt adnak.

  1. Rendet raknak minden egyes nap végén

A rendetlenség ellenszere, ha naponta kb. 10 percet áldozunk arra, hogy az íróasztalon rendet rakjunk. Már tudjuk, hogy az a legjobb, ha egyszer vesszük kezünkbe a dolgokat, de napközben sajnos nem lehet elkerülni, hogy valami nem a helyén landol, mert éppen telefonáltak, vagy valaki megállt az asztalnál beszélgetni. Ezeket nem nagyon tudjuk elkerülni, de a nap végén rendezhetjük ezeket a dolgokat is.

  1. Előző este megtervezik a másnapi teendőket

Az igazán rendezett és hatékony emberek úgy fekszenek le este, hogy pontosan tudják, mit fognak véghezvinni a következő nap. Mivel már előző este meghatározzák, mik lesznek a legfontosabb tennivalók a következő napon, kevésbé vannak kitéve annak, hogy az „égető” „épp most esett be” dolgok elvegyék a figyelmüket az igazán fontos tennivalókról.

  1. Kiaknázzák a technikai eszközök nyújtotta lehetőségeket

Azt mondják, hogy a technológia fejlődésével kitolódik a munkaidőnk, hiszen ennek segítségével mindig elérhetőek vagyunk. Míg ez valóban így van, a technológia segíti a hatékonyságot is. Pld. beállíthatunk egy email szűrőt, hogy a kéretlen üzenetek ne kerüljenek be a levelesládánkba, vagy használják az Evernote alkalmazást, melynek segítségével rendszerezni tudjuk a szükséges információkat. A technológiai eszközök jelentős időt takaríthatnak meg számunkra.

  1. Nem feledkeznek el a hagyományos (postai) levelekről

Hogy megértsük ezt a pontot, vissza kell térnünk a 2. ponthoz (nem veszik elő kétszer ugyanazt a dolgot). Többségünk esetében nem érkezik túl sok postai levél. De ha nem figyelünk oda erre, akkor problémát okozhat. Pld. számlák és adópapírok esetében, ha nem bontjuk ki, félretesszük, akkor lemaradhatunk az intézkedési határidőkről. Szóval érkezés után rögtön nézd meg, miről szól és ne tedd félre, hanem intézkedj annak megfelelően.

Összefoglalva

Minden perc, amit azzal töltesz, hogy keresel valamit, amit nem a megfelelő helyre tettél vagy azon gondolkozol, hogy mi is a következő teendőd, a hatékonyság rovására megy. Ez pedig a szakmai előmeneteledre is rossz hatással lesz. A jó hír az, hogy nagyon sokféle eszköz áll rendelkezésre ahhoz, hogy az életünket jobban szervezetté tegyük és ne feledkezzünk el a tudatosságról sem, amelynek segítségével megalapozhatjuk életünk megszervezését.

 

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

tíz + 6 =